Artikel 1: Voorzorgsmaatregelen

Het kasteel is een beschermd monument, met waardevolle inrichting, lambriseringen, stucwerk, parket- en marmervloeren. Dit schept voor het gebruik een aantal strikte randvoorwaarden:

• er geldt in heel het gebouw een rook- en vuurverbod;
• het is verboden om materiaal, decorstukken of attributen te verankeren;
• verbruik van voedsel en drank is enkel toegelaten in de vestibule, de spiegelzaal en de kelder;
• bereiding van voedsel en drank is enkel toegelaten in de kelder;
• dansfeesten en fuiven zijn niet toegelaten.

De huurder neemt strikte voorzorgsmaatregelen opdat er geen enkele schade zou worden toegebracht aan het domein, het kasteel of het meubilair. Elke aangebrachte schade, hoe klein ook, en elke diefstal of verdwijning, vastgesteld door de beheerder of zijn plaatsvervanger, moet worden vergoed door de huurder. Er wordt van uitgegaan dat elke zaal en het ter beschikking gestelde materiaal in goede staat verkeren bij aanvang van de activiteit. De huurder waarschuwt de verantwoordelijke onmiddellijk na het betreden van de locatie wanneer dat niet het geval is.

Artikel 2: Brand- en schadeverzekering

Onze verzekering bij Ethias voorziet een afstand van verhaal ten opzichte van particulieren en niet-commerciële verenigingen. Dat betekent dat Ethias  van hen geen schadevergoeding zal vorderen als er zich een schadegeval voordoet. Bedrijven die het kasteel huren, moeten wel zelf een brand- en schadeverzekering (PDF -  1 MB) t.w.v. € 10,55 per dag afsluiten bij Ethias of aantonen dat ze over een passende verzekering beschikken.

Artikel 3: Duur  

De tarieven gelden voor één dagdeel (= 8 uur, inclusief opbouw, voorbereiding, repetitie, afbraak). Voor activiteiten die langer duren dan één dagdeel worden de tarieven verhoogd met 50 procent. Wanneer een activiteit uitloopt en daardoor langer duurt dan één dagdeel, zal automatisch een bijkomende factuur worden opgemaakt.

Het kasteel sluit altijd om middernacht. Dat betekent dat de locatie ten laatste om 24 uur wordt verlaten door de gebruiker en zijn cateraar. Dansfeesten zijn helaas niet mogelijk.

Artikel 4: Zalen

Enkel de gehuurde zalen mogen betreden worden door de huurder. Ook de circulatie- en nutsruimten (vestiaire, toiletten, lift) zijn toegankelijk. Deze ruimten mogen niet gebruikt worden voor catering.

De dienstingang van het kasteeldomein bevindt zich in de E. Vleminckxstraat tegenover nummer 15. Links naast het kasteel biedt een dienstbrug rechtstreeks toegang tot de kelders en de keuken. Belangrijk voor de leveranciers van materiaal of cateraar: voor de brug bevindt zich een kleine grashelling en nadien zijn er nog drie traptreden.

Artikel 5: Catering

Je mag werken met een cateraar naar keuze. De cateraar is verplicht alle materiaal (stoelen, tafels, servies,...) de dag of avond zelf terug mee te nemen. Op aanvraag bezorgen we je graag een overzicht van cateraars die al in het kasteel gewerkt hebben.

De keuken is ingericht met een gekoelde werktafelkast, een spoeltafel met twee kuipen en een verlek, twee werktafels, een gasfornuis met vier branders en kleine oven, drie koelkasten en een koffiezetmachine. Er is geen diepvriezer en de smalste deur in de kelder is slechts 78 cm breed.

Voor elk gebruik van de keuken vragen we dat zowel de huurder als de cateraar de gebruikersovereenkomst ondertekend terugbezorgen (minstens drie dagen op voorhand). 

Artikel 6: Personeel

De huurprijs omvat de inzet van één personeelslid van het kasteel voor algemeen toezicht. Ook het voorafgaand klaarzetten van de zaal en de schoonmaak na afloop zijn inbegrepen in de prijs. De huurder voorziet zelf mensen voor onthaal, ticketcontrole, eventuele bediening, …

Artikel 7: Materiaal

Volgend materiaal is inbegrepen in de huurprijs: klapstoelen, klaptafels, receptietafels, geluidsversterking, projector en scherm, spreekgestoelte, muzieklessenaars.

Artikel 8: Piano

De piano wordt gestemd voor gebruik (inbegrepen in de huurprijs). Bij de organisatie van een concert is de huurder verantwoordelijk voor een correcte vergoeding van de auteurs- en uitvoeringsrechten.

Artikel 9: Parking

Je kan niet parkeren op het kasteeldomein, maar er zijn wel verschillende andere mogelijkheden:

• parking in de Koningin Astridlaan (40 wagens).
• openbare parking in de Kasteeldreef, naast Brasserie Lindehof (30 wagens)
• op de openbare weg in de E. Vleminckxstraat
• op de openbare weg in de Kasteeldreef
• evenementenparking in de Kasteeldreef (gras)

De parking van supermarkt Spar in de Wolfgang d’Urselstraat mag enkel gebruikt worden na 19 uur of op zondag. Wanneer de activiteit plaatsvindt tijdens de openingsuren van de supermarkt, moet de huurder minstens één parkeerwachter voorzien die ervoor zorgt dat bezoekers van het kasteel niet op deze parking parkeren. Wanneer dat toch gebeurt zal er een proces-verbaal worden opgemaakt.

Artikel 10: Communicatie

In de communicatie van de activiteit (uitnodiging, folder, affiche, persbericht, …) mag de formulering “Kasteel d’Ursel presenteert of organiseert …” niet worden gebruikt. Het kasteel d’Ursel is enkel de locatie en is niet verantwoordelijk voor de kwaliteit of inhoud van het gebeuren.

Er mag geen promotiemateriaal (bv. spandoeken, vlaggen, banners, beach flags, …) worden aangebracht in het kasteeldomein, aan de balustrades of aan de gevel van het kasteel. Enkel op de ronde erekoer vlak bij de ingang van het kasteel mag promotiemateriaal geplaatst worden.

Artikel 11: Het Laathof

Vlak bij het kasteel ligt Het Laathof, een centrum voor jeugdtoerisme waar groepen tot 80 personen verblijven. Het is mogelijk dat zij de grasperken voor het kasteel gebruiken voor sport en spel.